Informativa – Soci

Chi siamo e cosa facciamo dei tuoi dati personali?

La Unicoop Firenze S.c., con sede in (50129) Firenze (FI), via S. Reparata, 43, (di seguito anche la “Cooperativa”), in qualità di titolare/titolari del trattamento, si preoccupa della riservatezza dei tuoi dati personali e di garantire ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.
La Cooperativa mette in pratica al fine policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che ti sono riconosciuti dalla normativa applicabile. La Cooperativa ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei tuoi dati personali.
La Cooperativa ha nominato un responsabile della protezione dei dati che puoi contattare se hai domande sulle policy e le prassi adottate. I dati di contatto del responsabile della protezione dei dati sono i seguenti: dpo@unicoopfirenze.coop.it

Come e perché raccoglie e tratta i tuoi dati la Unicoop Firenze S.c.?

La Cooperativa raccoglie e/o riceve le informazioni che ti riguardano, quali: nome, cognome, partita iva e codice fiscale, luogo e data di nascita, indirizzo fisico e telematico, numero di telefono fisso e/o mobile, numero di conto corrente.
I dati raccolti servono alla Cooperativa per adempiere a finalità strumentali e funzionali allo svolgimento del rapporto contrattuale e/o precontrattuale e all’adempimento degli obblighi di legge, di regolamento e derivanti dallo Statuto sociale, a cui la Cooperativa è tenuta in funzione dell’attività esercitata. La comunicazione dei tuoi dati personali avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per la gestione del rapporto instaurato con la Cooperativa, e anche per rispondere a determinati obblighi di legge. Ogni comunicazione che non risponde a tali finalità sarà sottoposta al tuo consenso. I tuoi dati (quali nome, cognome, indirizzo fisico o telematico, numero di telefono mobile e/o fisso) potranno essere trattati, anche per finalità di promozione commerciale, per indagini e ricerche di mercato con riguardo ai prodotti e ai servizi che la Cooperativa ti offre o ti vuole offrire solo se tu autorizzi il trattamento e/o se non ti opponi a questo.

La Cooperativa non trasferisce i tuoi dati personali all’estero. I tuoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti indeterminati e non identificabili neanche come terzi.

Le informazioni personali che ti riguardano saranno trattate per:

1) la gestione del rapporto contrattuale e dei conseguenti adempimenti anche normativi

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti alla gestione del tuo rapporto con la Cooperativa. In particolare, il trattamento deve intendersi finalizzato a:

  • la valutazione della domanda di ammissione a socio;
  • la gestione, a norma di legge e di Statuto, dell’instaurato rapporto;
  • la gestione della partecipazione in qualità di socio alle attività statutarie;
  • la gestione di programmi di fidelizzazione e comunque di ogni altro vantaggio (es.
    “Salvatempo” (offerte, sconti e ogni altro beneficio oggetto di specifiche iniziative della
    Cooperativa) derivante dalla qualità di socio.

Le attività di trattamento saranno, altresì, quelle strumentali e funzionali allo svolgimento del rapporto instaurato, nonché all’adempimento di ogni altro obbligo discendente dall’acquisita qualità di socio

Gli obblighi a cui la Cooperativa deve adempiere in dipendenza del rapporto e di normative anche statutarie che lo disciplinano, sono quelli di:

  • tenuta della contabilità;
  • tenuta dei libri sociali;
  • monitoraggio/aggiornamento dello Statuto sociale e delle condizioni per l’esercizio dei
    diritti e per l’adempimento degli obblighi dei soci;
  • controllo dell’attività sociale e degli scopi mutualistici.

I tuoi dati personali sono raccolti anche presso terzi quali, a titolo esemplificativo:

  • altri titolari del trattamento, es. le cooperative del circuito di appartenenza di Unicoop
    Firenze S.c., per fini amministrativi;
  • provider di servizi informatici.

I dati personali che la Cooperativa. tratta per le finalità di cui sopra, sono, tra gli altri:
- nome, cognome, codice fiscale o partita iva, luogo e data di nascita, indirizzo fisico e telematico, numero di telefono fisso e/o mobile, numero di conto corrente;
- dati informatici (accessi logici, indirizzi IP, numero identificativo device) per i servizi esposti su sito web o su piattaforme e applicazioni di pertinenza della Cooperativa.
Infine, i tuoi dati, quali
- numero di telefono fisso e/o mobile
- indirizzo fisico e indirizzo telematico
saranno trattati per fornirti assistenza sui servizi e sui prodotti offerti dalla Cooperativa e tutte le informazioni ad essi relative.

2) per la comunicazione a terzi e destinatari

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene in dipendenza del rapporto sociale e degli obblighi, anche di legge e/o regolamentari, che ne derivano.
I tuoi dati non saranno comunicati a terzi/destinatari per loro finalità autonome a meno che:
1) tu ne dia autorizzazione.

I tuoi dati, altresì, non saranno comunicati a terzi/destinatari a meno che:
2) la comunicazione sia necessaria per l’adempimento degli obblighi dipendenti dal rapporto sociale e da norme di legge che lo disciplinano;
3) la comunicazione avvenga nei confronti delle cooperative del circuito di appartenenza di Unicoop Firenze S.c., per fini amministrativi; società di revisione e certificazione del bilancio, società di rilevazione e certificazione della qualità; servizi postali e di fornitura carte magnetiche, centri di servizio, istituti bancari; amministrazioni finanziarie e enti pubblici in adempimento di obblighi normativi, consulenti in materia contabile e fiscale, consulenti legali, notai, società di recupero del credito e di consulenza contrattuale, società terze di fornitura e assistenza informatica e di elaborazione dati (es. web hosting, data entry, gestione e manutenzione infrastrutture e servizi informatici, ecc.), sviluppatori di applicazioni dedicate, nonché società fornitrici del servizio/sistema di conservazione elettronica, a norma delle disposizioni del D.lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale).
I dati personali che la Cooperativa tratta per tale finalità sono, tra gli altri:
- nome, cognome, codice fiscale o partita iva, indirizzo fisico e telematico, numero conto corrente

3) per fini statistici e di monitoraggio dell’offerta dei prodotti e dei servizi da parte della Cooperativa

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene al fine di migliorare l’offerta dei servizi e dei prodotti da parte della Cooperativa.
I dati personali che la Cooperativa tratta per tale finalità sono, tra gli altri, quelli che ti identificano e in genere essi sono trattati in forma pseudonimizzata.

4) per rispondere alla richiesta di registrazione al sito web www.coopfirenze.it

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene al fine di permetterti di registrarti al sito web societario e adempiere alle attività ad esso strettamente connesse e/o collegate, ed altresì per le eventuali attività amministrative e contabili relative. In particolare, sono trattati per dar corso alla richiesta dell’interessato medesimo di creare un account personale utile alla fruizione dei servizi offerti dal Titolare del trattamento mediante il sito, accedere al portale on  line e acquistare i prodotti/servizi offerti.

5) per finalità di sicurezza informatica

La Cooperativa tratta i tuoi dati personali, anche informatici (es. accessi logici, indirizzi IP, numero identificativo device) o di traffico raccolti o ottenuti nel caso di servizi esposti sul sito web o su piattaforme riferibili alla Cooperativa (es. per la gestione di un’area riservata o di altri servizi accessibili previa registrazione al sito web della Cooperativa o previa compilazione di appositi form, o anche attraverso le applicazioni riservate ai soci), in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza e la capacità di una rete o dei server ad essa connessi di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l'autenticità, l'integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi.
A tali fini la Cooperativa prevede procedure per la gestione della violazione dei dati personali (data breach) nel rispetto degli obblighi di legge al cui adempimento è tenuta/sono tenute.

6) per finalità di promozione e partecipazione ad eventi

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per sponsorizzare attività in ambito sociale od eventi mediante l’invio di comunicazioni di natura commerciale e di materiale attraverso anche l’utilizzo di mailing list dedicate e di una newsletter.
I dati sono trattati in osservanza e nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento e protezione dei dati personali.

7) per l’attività di promozione commerciale

Il trattamento dei tuoi dati personali avviene per proporti, anche per il tramite di fornitori di servizi di marketing e di call center, nuovi prodotti e servizi, o anche migliorati o più confacenti alle tue esigenze e per inviarti materiale pubblicitario. Il trattamento dei tuoi dati (quali nome, cognome, indirizzo fisico e telematico, numero di telefono fisso e/o mobile) può avvenire per:
- e-mail;
- sms;
- contatto telefonico anche senza operatore;
- posta cartacea.
Il trattamento in questione può essere svolto se:
1) presti il tuo consenso per l’utilizzo dei dati anche con riferimento alle modalità di comunicazione, sia tradizionali che automatizzate, con cui avviene il trattamento;
2) se, nel caso il trattamento si svolga mediante contatto con operatore telefonico, non sei iscritto al registro delle opposizioni di cui al D.P.R. n. 178/ 2010;
3) se non ti sei opposto al trattamento e/o se, nel caso, non ti sia opposto, in maniera specifica e/o distinta in base al mezzo utilizzato, all’invio delle comunicazioni attraverso le modalità tradizionali e/o attraverso mezzi automatici.

Che cosa succede se non fornisci i tuoi dati?

Quelli tra i tuoi dati, raccolti o comunque ottenuti dalla Cooperativa indicati con * si intendono necessari e il mancato conferimento comporta l’impossibilità per la Cooperativa di dar seguito alle attività relative al trattamento principale, ovvero a:
- la gestione del rapporto instaurato;
- gli adempimenti (contabili, fiscali, statutari etc.) che derivano dal rapporto instaurato.
La Cooperativa ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il tuo diritto alla riservatezza, come quelli che:
- permettono di prevenire incidenti informatici e la notificazione all’autorità di controllo o la comunicazione agli utenti, se necessarie, della violazione dei dati personali;

- permettono la comunicazione dei dati personali alle cooperative del circuito di appartenenza di Unicoop Firenze S.c., per fini amministrativi;
- permettono la comunicazione a terzi/destinatari per attività legate a quelle di gestione del contratto, delle attività che lo precedono e del rapporto che ne deriva.
Quelli tra i tuoi dati che invece non sono indicati con * si intendono facoltativi e il mancato conferimento non pregiudica il trattamento principale.

Che cosa succede se non dai il tuo consenso al trattamento dei dati personali per finalità di marketing (diretto, ricerche e indagini di mercato, customer satisfaction) proprie di Unicoop Firenze S.c.?

Il trattamento dei tuoi dati personali non avverrà per tali finalità; ciò non comporterà effetti per il trattamento dei tuoi dati per le finalità principali, né per quello per cui hai già dato il tuo consenso, se richiesto.
Nel caso tu abbia dato autorizzazione e dovessi successivamente revocarla o opporti al trattamento per finalità di marketing, i tuoi dati non saranno trattati più per le attività di marketing, senza che ciò comporti conseguenze o effetti pregiudizievoli per te e per il contratto che hai sottoscritto.

Come e per quanto tempo vengono conservati i tuoi dati?

Il trattamento dei dati che ti riguardano avviene attraverso mezzi e strumenti sia elettronici che manuali messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità della Cooperativa e allo scopo autorizzati e formati. Gli archivi cartacei e soprattutto elettronici dove i tuoi dati sono archiviati e conservati vengono protetti mediante misure di sicurezza efficaci e adeguate a contrastare i rischi di violazione considerati dalla Cooperativa. Essa provvede alla verifica periodica e costante delle misure adottate, soprattutto per gli strumenti elettronici e telematici, a garanzia della riservatezza dei dati personali per loro tramite trattati, archiviati e conservati. I dati personali vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto con la Cooperativa e per l’adempimento degli obblighi, anche legali, che ne conseguono.
Gli archivi informatici si trovano all’interno dei confini dell’UE e non è prevista la loro connessione o interazione con database locati all’estero.

Come

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai tuoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che ti riguardano.
La Cooperativa verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i tuoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.

Dove

I dati sono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati all’interno dello spazio economico europeo e possono essere trasferiti nei seguenti Paesi extra UE - con piena assicurazione delle garanzie previste dalla normativa europea:
- USA, sussistenza di decisione di adeguatezza, Decisione di esecuzione (UE) 2016/1250 della Commissione, del 12 luglio 2016, a norma della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, sull'adeguatezza della protezione offerta dal regime dello scudo UE-USA per la privacy [notificata con il numero C (2016) 4176].

Quanto tempo

I dati personali trattati dalla Cooperativa vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del rapporto e fino ai dieci anni successivi alla sua conclusione o da quando i diritti che da esso dipendono possono essere fatti valere (ai sensi degli artt. 2935 e 2947 c.c.); nonché per l’adempimento degli obblighi (es. quelli fiscali e contabili) che permangono anche dopo la conclusione del contratto (art. 2220 c.c.), ai cui fini la Cooperativa deve conservare solo i dati necessari per il loro perseguimento. Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto, nel qual caso i tuoi dati, solo quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo richiesto per il loro perseguimento.
I dati personali trattati per le finalità di invio di comunicazioni inerenti a eventi o attività in ambito sociale saranno conservati per 24 mesi, salvo revoca del consenso che hai prestato e/o salvo opposizione al trattamento.
I dati personali trattati per le finalità di marketing (ricerche, indagini di mercato, customer satisfaction) saranno conservati per 24 (e nel caso di trattamento di dati profilanti per le medesime finalità, 12) mesi nel rispetto della pronuncia sul punto dell’autorità garante nazionale, ad oggi ancora efficace, salvo revoca del consenso che hai prestato e/o salvo opposizione al trattamento.
È fatto comunque salvo il tuo diritto di opporti in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare.
Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei tuoi dati personali, la Cooperativa avrà cura di cancellarli o di renderli in forma anonima.

Quali sono i tuoi diritti?

I diritti che ti sono riconosciuti ti permettono di avere sempre il controllo dei tuoi dati. I tuoi diritti sono quelli di:
- accesso;
- rettifica;
- revoca del consenso;
- cancellazione;
- limitazione del trattamento;
- opposizione al trattamento;
- portabilità.
I tuoi diritti ti sono garantiti senza oneri e formalità particolari per il loro esercizio che si intende essenzialmente a titolo gratuito. Tu hai diritto:
- ad ottenere una copia, anche in formato elettronico, dei dati di cui hai chiesto l’accesso. In caso dovessi richiedere ulteriori copie, la Cooperativa può addebitarti un contributo spese ragionevole;
- ad ottenere la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o anche l’aggiornamento e la rettifica dei tuoi dati personali;
- ad ottenere, in tali ultimi casi, che altri titolari del trattamento a cui, nel caso i tuoi dati siano stati comunicati o i destinatari degli stessi, siano messi a parte della tua istanza e dell’esito dell’esercizio dei tuoi diritti affinché anch’essi provvedano a cancellare, sospendere o interrompere il trattamento o a rettificare i tuoi dati:
- ad ottenere ogni comunicazione utile in merito alle attività svolta a seguito dell’esercizio dei tuoi diritti senza ritardo e comunque, entro un mese dalla tua richiesta, salvo proroga, motivata e fino a due mesi, che ti dovrà essere debitamente comunicata.
Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta contatta la Cooperativa all’indirizzo privacy@unicoopfirenze.coop.it

In sostanza tu, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la tua richiesta, puoi;
- ottenere conferma del trattamento operato dalla Cooperativa
- accedere ai tuoi dati personali e conoscerne l’origine (quando i dati non sono ottenuti da te direttamente), le finalità e gli scopi del trattamento, i dati dei soggetti a cui essi sono comunicati, il periodo di conservazione dei tuoi dati o i criteri utili per determinarlo;
- aggiornare o rettificare i tuoi dati personali in modo che siano sempre esatti e accurati;
- revocare il consenso in qualunque momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
- cancellare i tuoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi anche di backup della Cooperativa nel caso, tra gli altri, in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assume come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
- limitare il trattamento dei tuoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove tu ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario alla Cooperativa per verificarne l’accuratezza. Tu devi essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
- ottenere i tuoi dati personali, se ricevuti o trattati dalla Cooperativa con il tuo consenso e/o se il loro trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, in formato elettronico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare del trattamento. La Cooperativa. dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della tua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute. In tali casi la Cooperativa, entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, dovrà informarti e metterti al corrente dei motivi della proroga.
Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la tua richiesta contatta la Cooperativa all’indirizzo privacy@unicoopfirenze.coop.it

Come e quando puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali?

Per motivi relativi alla tua situazione particolare, puoi opporti in ogni momento al trattamento dei tuoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse, inviando la tua richiesta alla Cooperativa all’indirizzo privacy@unicoopfirenze.coop.it
Tu hai diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla tua richiesta, e comunque nel caso in cui tu ti sia opposto al trattamento per finalità di marketing (ricerche e indagini di mercato).

A chi puoi proporre reclamo?

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, puoi presentare un reclamo all’autorità garante per la protezione dei dati personali, a meno che tu non risieda o non svolga la tua attività lavorativa in altro Stato membro. In tale ultimo caso, o in quello in cui la violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali avvenga in altro paese dell’Ue, la competenza a ricevere e conoscere il reclamo sarà delle autorità di controllo ivi stabilite.

Ogni aggiornamento della presente informativa ti sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altrettanto ti sarà comunicato se la Cooperativa darà seguito al trattamento dei tuoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa prima di procedervi e in tempo per prestare il tuo consenso se necessario.